Tipos de integração de sistemas e por onde começar

Os tipos de integração de sistemas distinguem-se pela forma como os sistemas trocam dados: por ficheiros, por uma base de dados partilhada, por chamadas directas entre sistemas (as APIs) ou por mensagens enviadas através de um canal comum. Nenhum é o melhor em todos os casos. Escolhe-se o tipo para cada ligação, e a empresa deve começar pelo ponto onde hoje alguém reescreve um dado à mão.

O que se integra, afinal

Integrar sistemas é fazer com que aplicações separadas trabalhem em conjunto e produzam um resultado único. A definição vem de Enterprise Integration Patterns (Hohpe e Woolf, 2003), o livro de referência sobre o tema, que acrescenta uma nota prática: algumas aplicações são feitas à medida, outras compradas, e algumas nem foram desenhadas para serem integradas (introdução aos estilos de integração). É uma fonte de 2003: serve para classificar as formas de ligar sistemas, e não para escolher ferramentas de hoje. É o retrato de quase todas as empresas: um sistema de gestão, uma folha de cálculo, um programa de clientes, um site, cada um com a sua parte do número.

A integração de sistemas é o trabalho de pôr essas peças a trocar dados sem ninguém a copiar valores de uma para outra. O resultado é um só número para cada coisa, em vez de várias versões. Quando o número que a administração lê sai de várias fontes reescritas à mão, a integração é uma das condições para ele ser o mesmo em todas as áreas; os indicadores em si estão em que indicadores deve ver a administração.

Quais são os tipos de integração de sistemas?

O livro separa quatro estilos, que ordena do mais simples ao mais sofisticado:

Tipo	Como funciona	Quando serve	Cuidado
Por ficheiros	Um sistema produz um ficheiro com os dados partilhados e outro consome-o	Dados que podem esperar, como um resumo diário, ou sistemas antigos que só sabem exportar ficheiros	Os dados só estão tão actuais como a última troca; o formato do ficheiro tem de ser acordado
Por base de dados partilhada	Vários sistemas guardam os dados na mesma base	Quando todos precisam do mesmo dado, sempre actualizado	Desenhar uma estrutura que sirva todos é difícil, e uma mudança num sistema pode afectar os outros
Por chamada directa (API)	Um sistema oferece uma interface e o outro pede-lhe dados ou acções	Consultar ou pedir algo em tempo real, como o stock disponível	Os sistemas continuam dependentes: se um falha, o outro espera ou falha com ele
Por mensagens	Os sistemas ligam-se a um canal comum e trocam mensagens, sem esperarem uns pelos outros	Muitos sistemas, avisos de eventos como «pedido criado», ligações que têm de resistir a falhas	Exige uma peça central e mais desenho à partida

Cada estilo responde melhor a uns critérios do que a outros. Na base partilhada, os dados ficam consistentes, mas a dificuldade está em desenhar uma estrutura única que sirva todas as aplicações (integração por base de dados partilhada). Na chamada directa, cada sistema protege os seus dados e responde por uma interface, mas as chamadas continuam a prender os sistemas uns aos outros (integração por chamada remota). Nas mensagens, enviar não exige que os dois sistemas estejam disponíveis ao mesmo tempo (integração por mensagens).

A mesma fonte avisa que o truque não é escolher um estilo para sempre, mas o melhor para cada ligação, e que dois sistemas podem combinar vários estilos (introdução aos estilos de integração).

Ponto a ponto ou com uma peça central

Há uma segunda decisão, independente do tipo: como se ligam os sistemas entre si.

• Ponto a ponto. Cada sistema liga-se directamente a cada outro. Com quatro sistemas todos ligados entre si há seis ligações; com seis, quinze. A conta é simples: n sistemas dão n × (n − 1) ÷ 2 ligações. Cada uma tem de ser mantida, e cada mudança num sistema obriga a rever as ligações que o tocam.
• Com uma peça central. Todos os sistemas ligam-se a um intermediário que recebe os dados e os encaminha. É o modelo chamado hub-and-spoke. Reduz as ligações a uma por sistema e dá controlo central do fluxo, mas a mesma fonte avisa que essa centralização pode tornar-se um ponto de estrangulamento (intermediário central de mensagens).

Para duas ou três ligações, o ponto a ponto é muitas vezes o mais simples e o mais barato. A peça central começa a compensar quando os sistemas se multiplicam.

Como escolher o tipo para cada ligação

Os critérios de decisão do livro de referência traduzem-se em perguntas que quem decide pode fazer, ligação a ligação:

• O dado pode esperar? Se a decisão se toma uma vez por dia, uma troca por ficheiro pode bastar. Se a informação tem de estar certa no momento, é preciso uma chamada directa ou mensagens.
• O que permite o sistema de origem? Alguns exportam ficheiros, outros têm uma API, outros nem uma coisa nem outra. O tipo possível depende do que o sistema oferece.
• Quantos sistemas vão ficar ligados? Dois pedem uma solução simples. Muitos pedem uma peça central.
• O que acontece quando um falha? Se o outro tem de continuar a trabalhar, as mensagens protegem melhor do que a chamada directa.
• Quem fica responsável pela ligação? Uma integração sem dono falha em silêncio.

Nenhuma pergunta decide sozinha. O que decide é o conjunto, e, em regra, o tipo mais simples que sirva é a melhor escolha.

Por onde começar

A ordem útil não começa pelo tipo. Começa pelo problema:

1. Listar os sistemas e a informação que cada um guarda. Para cada dado importante, onde nasce e onde mais é escrito.
2. Marcar onde o dado é reescrito à mão. É aí que estão o custo, o erro e o risco. Foi esse o padrão que se descreveu em porque é que o fecho mensal demora duas semanas.
3. Ordenar as ligações por custo e por risco. A primeira a tratar é a que gasta mais tempo ou depende de uma só pessoa.
4. Escolher o tipo mais simples que sirva essa ligação. E medir o que muda antes de passar à seguinte.
5. Deixar escrito o que liga a quê. Uma integração documentada sobrevive à troca de um dos sistemas.

Quando o trabalho repetido é passar valores de um sistema para outro, a automação costuma vir depois da ligação, como se explica em automação de processos: o que é e exemplos numa empresa.

A preocupação não é só das empresas. O Decreto Presidencial n.º 178/24, que aprova a agenda de transição digital da Administração Pública, afirma que a interoperabilidade é crucial para desbloquear silos de dados e prevê uma plataforma para facilitar a comunicação e a partilha de dados entre órgãos públicos. O problema, em ponto grande, é o mesmo: informação certa que fica fechada no sistema onde nasceu.

Quando integrar não chega

Na maior parte dos casos, ligar o que existe resolve. Mas há situações em que as licenças custam mais do que resolvem: o que falta vive em folhas de cálculo, cada utilizador novo custa mais e as mudanças do negócio esperam por um fornecedor. Nesses casos, a Nhoki constrói à medida, e o caminho passa por um sistema de gestão à medida. Os critérios para comparar as duas hipóteses estão em licenças ou um sistema próprio: como decidir, e o que costuma reunir um sistema de gestão, em o que é um ERP.

Um passo pequeno

Um primeiro exercício é desenhar, numa folha, o caminho de um só número importante, da origem ao relatório, marcando cada vez que alguém o reescreve. Se houver mais de três passos manuais, essa é a primeira ligação a tratar.

O Diagnóstico da Nhoki faz este mapa com quem conhece a operação: mostra onde a informação circula, onde se perde e que ligações valem a pena, por que ordem. O documento serve de base à decisão da empresa, mesmo que a implementação fique para depois.