Porque é que o fecho mensal demora duas semanas
O fecho mensal demora duas semanas porque os dados estão em quatro sítios. Dito assim parece um problema de informática. Quase nunca é: é um problema de circulação da informação.
Onde se perde o tempo
Quando uma equipa diz que o fecho é lento, o esforço já lá está. O que falta é caminho. Nos fechos que demoram, encontramos quase sempre o mesmo padrão:
- A informação vive em vários sítios. Cada sistema guarda uma parte do número e nenhum guarda o número inteiro.
- Alguém reescreve à mão. Um valor sai de um sistema, entra numa folha de cálculo e é copiado para outro. Cada cópia é um ponto onde o número pode mudar.
- Uma só pessoa sabe como se faz. O processo existe na cabeça de alguém. Quando essa pessoa falta, o fecho pára.
Nenhum destes três é falta de empenho. São consequências de sistemas que cresceram separados.
O que fazer primeiro
Antes de comprar um sistema novo, vale a pena responder a três perguntas, por escrito:
- De onde vem cada número do fecho? Para cada valor final, o sistema de origem e a pessoa que o obtém.
- Quantas vezes é reescrito? Cada reescrita à mão é custo e risco.
- Quem sabe fazer isto? Se a resposta for uma só pessoa, esse é o primeiro risco a tratar.
Este mapa costuma mostrar que o problema não está em trocar de ferramenta, mas em ligar as que já existem. É o trabalho da integração de sistemas.
Um passo pequeno
Não é preciso um projecto para começar. Peçam a quem faz o fecho que desenhe, numa folha, o caminho de um só número, da origem ao relatório. Se o desenho tiver mais de três passos manuais, já sabem por onde começar.
Se quiserem fazer isto com alguém ao lado, é exactamente o que o nosso Diagnóstico faz, com preço e prazo fechados.