Licenças ou um sistema próprio: como decidir

Não há uma resposta certa para todas as empresas. Há uma pergunta que decide: as licenças que a empresa paga resolvem mais do que custam? Quando a resposta é sim, o caminho é mantê-las e ligá-las entre si. Quando é não, compensa ter um sistema próprio. Este artigo explica como fazer essa conta sem se perder em detalhes técnicos.

O que se paga numa licença, e o que não se vê

O preço de uma licença é fácil de ler: um valor por utilizador ou por módulo. O custo real inclui outras coisas que não aparecem no preço:

• o tempo de quem copia dados entre ferramentas que não falam entre si;
• o trabalho que fica em folhas de cálculo porque o programa não o prevê;
• as mudanças do negócio que esperam pelo fornecedor, ou que nunca chegam;
• o custo que cresce a cada utilizador novo, mesmo que use pouco.

O que implica um sistema próprio

Um sistema próprio também tem custos: é preciso desenhá-lo, construí-lo e mantê-lo a evoluir. Em troca, ajusta-se à operação, reúne as áreas no mesmo sítio e muda quando o negócio muda. Não compensa para tudo: ninguém deve construir o que uma ferramenta de mercado já faz bem.

Os critérios que usamos

Critério	Favorece licenças	Favorece um sistema próprio
Processo	Igual ao de muitas empresas do sector	Específico da vossa operação
Ligação entre áreas	Pouca troca de dados entre áreas	O mesmo dado atravessa várias áreas
Mudanças	O negócio muda pouco	O negócio muda com frequência
Trabalho fora do sistema	Pouco ou nenhum	Muito, em folhas de cálculo
Utilizadores	Poucos, cada um a usar muito	Muitos, cada um a usar pouco

Nenhum critério decide sozinho. O que conta é o conjunto, e sobretudo o trabalho escondido que as licenças hoje obrigam a fazer.

Um caminho intermédio

Muitas vezes a resposta não é uma nem outra. Mantém-se a ferramenta que faz bem o seu trabalho, liga-se ao resto e constrói-se só a parte que nenhuma licença resolve. É o que fazemos na integração de sistemas e, quando o núcleo da operação o pede, num sistema de gestão à medida.

Como decidimos na Nhoki

Construímos à medida quando as licenças custam mais do que resolvem. Para o saber, não partimos da tecnologia: mapeamos a operação, contamos o trabalho escondido e só depois comparamos os caminhos. É a lógica da transformação digital que propomos: um sistema à medida da empresa no lugar de licenças soltas, com acompanhamento e evolução todos os meses.

Um passo pequeno

Façam uma lista das licenças que a empresa paga e, ao lado de cada uma, escrevam o que ainda se faz fora dela: em folhas de cálculo, em papel ou à mão. Se essa segunda coluna for maior do que a primeira, vale a pena fazer a conta com calma. Para perceber o que está em jogo antes de decidir, leiam o que é um ERP e quando é que uma empresa precisa de um.

O nosso Diagnóstico faz esta conta com quem conhece a operação, com preço e prazo fechados.