O que é um ERP e quando é que uma empresa precisa de um

Um ERP é um sistema que reúne num só sítio a gestão de uma empresa: stock, compras, vendas, equipas e os números que resultam deles. A sigla vem do inglês enterprise resource planning, planeamento dos recursos da empresa, mas o que interessa é mais simples: deixar de ter a mesma informação escrita em vários sítios.

O problema que um ERP resolve

Numa empresa que cresce sem um sistema central, cada área arranja a sua ferramenta. O armazém tem uma folha de cálculo, as compras têm outra, os comerciais guardam os clientes no telemóvel e, no fim do mês, alguém junta tudo à mão para perceber como correu. O mesmo dado é escrito três vezes e nenhum número fecha à primeira.

Um ERP resolve isto por uma razão simples: cada registo é feito uma vez, no sítio onde nasce, e fica disponível para todas as áreas que precisam dele.

O que um ERP costuma reunir

Área	O que passa a estar no sistema
Stock	Entradas, saídas, inventário e alertas de ruptura
Compras	Pedidos, aprovações e encomendas a fornecedores
Vendas	Encomendas de clientes e o estado de cada uma
Equipas	Tarefas, aprovações e informação de recursos humanos
Gestão	Indicadores que saem dos registos, sem montagem manual

Nem todas as empresas precisam de todas as áreas. O que decide é a operação, não a lista de módulos que um fornecedor tem para vender.

ERP e CRM não são a mesma coisa

O ERP organiza a operação interna; o CRM organiza a relação com os clientes, dos contactos às propostas e às vendas. Muitas empresas precisam dos dois, e o problema aparece quando vivem em licenças separadas que não falam entre si. Explicamos o CRM em detalhe em o que é um CRM e para que serve numa empresa em Angola.

Quando é que uma empresa precisa de um

Não há um tamanho a partir do qual um ERP se torna obrigatório. Há sinais:

• O mesmo dado é escrito em mais de um sítio. Uma encomenda entra no email, passa para uma folha de cálculo e volta a ser escrita noutro programa.
• O fecho do mês é uma reconstrução. Explicamos o padrão em porque é que o fecho mensal demora duas semanas.
• Ninguém sabe o stock sem ir contar. A informação existe, mas não está onde é precisa.
• O processo vive na cabeça de uma pessoa. Quando essa pessoa falta, a operação pára.

Se dois ou mais destes sinais forem familiares, vale a pena olhar para o assunto com método.

De mercado ou à medida

Há duas formas de ter um ERP. A primeira é licenciar um produto de mercado, igual para todas as empresas, e adaptar a operação a ele. A segunda é construir um sistema à medida, desenhado para a forma como a empresa trabalha. Nenhuma é sempre a certa: construímos à medida quando as licenças custam mais do que resolvem. Para comparar os dois caminhos com critério, leiam licenças ou um sistema próprio: como decidir.

Um passo pequeno

Antes de pedir propostas, façam uma lista simples: que informação é escrita em mais de um sítio, por quem e com que frequência. Essa lista diz mais sobre o sistema de que precisam do que qualquer demonstração de software.

Se quiserem fazer este trabalho com alguém ao lado, o nosso Diagnóstico faz exactamente isso e diz se compensa um sistema de gestão à medida ou se basta ligar o que já existe.